Funktionen

KitaManager ist eine webbasierte Verwaltungsplattform für Kindertagesstätten (Kitas) in Deutschland. Sie unterstützt Einrichtungsleitungen bei den täglichen Verwaltungsaufgaben — von Mitarbeiterdaten und Kinderanmeldungen über die automatische Berechnung der Landesförderung und Anwesenheitserfassung bis hin zu Budgetverwaltung und Berichtswesen.

So funktioniert es

Ein typischer Arbeitsablauf in KitaManager sieht so aus:

    flowchart LR
    A["Organisation<br/>anlegen"] --> B["Mitarbeiter<br/>erfassen"]
    A --> C["Kinder<br/>anmelden"]
    B --> D["Arbeitsverträge<br/>zuweisen"]
    C --> E["Betreuungsverträge<br/>erstellen"]
    E --> F["Förder-<br/>berechnung"]
    E --> G["Anwesenheits-<br/>erfassung"]
    D --> H["Budget &<br/>Statistiken"]
    F --> H
    style F fill:#22c55e,color:#fff
    style H fill:#3b82f6,color:#fff
  

1. Organisation einrichten — Ihre Kita mit Name, Bundesland und Bereichen registrieren.
2. Personal erfassen — Mitarbeiterdaten eingeben, Positionen zuweisen und Arbeitsverträge erstellen.
3. Kinder anmelden — Kinder mit persönlichen Daten registrieren, Bereichen zuordnen und Betreuungsverträge anlegen.
4. Förderung wird automatisch berechnet — basierend auf den Vertragseigenschaften jedes Kindes und den Förderregeln des jeweiligen Bundeslandes.
5. Anwesenheit erfassen — die tägliche Anwesenheit jedes Kindes dokumentieren.
6. Finanzen und Statistiken überwachen — Budgets, Statistiken und Berichte zur Betriebssteuerung nutzen.

Organisationsverwaltung

Jede Kita wird im System als Organisation abgebildet. Wenn Sie mehrere Einrichtungen betreiben, erhält jede eine eigene Organisation mit vollständig getrennten Daten.

Administratoren sehen alle ihre Organisationen auf einer Übersichtsseite und können über die Seitenleiste zwischen ihnen wechseln.

Bereiche

Bereiche repräsentieren Gruppen innerhalb einer Kita — zum Beispiel „Schmetterlinge" oder „Sonnenkäfer". Sie ermöglichen die Gliederung Ihrer Einrichtung in überschaubare Einheiten.

Personalverwaltung

Das Personalmodul ermöglicht die Pflege einer vollständigen Mitarbeiterdatenbank für jede Kita.

Was Sie pro Mitarbeiter erfassen können

Arbeitsverträge

Jeder Mitarbeiter kann im Laufe der Zeit einen oder mehrere Arbeitsverträge haben. Verträge definieren Position, Entgeltgruppe, Stufe, Wochenstunden und Gültigkeitszeitraum. Das System stellt sicher, dass sich Verträge für denselben Mitarbeiter nicht überschneiden.

Stufenaufstiege

KitaManager verfolgt, wann Mitarbeiter basierend auf ihrem Vertragsbeginn und ihrer aktuellen Stufe für den nächsten Stufenaufstieg berechtigt sind. Benachrichtigungen über anstehende Stufenaufstiege erscheinen auf dem Dashboard, damit Administratoren rechtzeitig auf bevorstehende Gehaltsänderungen reagieren können.

Import und Export

• Import von Mitarbeiterdaten aus YAML-Dateien für die Massenerfassung.
• Export von Mitarbeiterlisten nach Excel oder YAML für Berichtswesen und Archivierung.

Kinderverwaltung

Das Kindermodul verfolgt jedes in Ihrer Kita angemeldete Kind samt Betreuungsverträgen und Förderung.

Was Sie pro Kind erfassen können

Betreuungsverträge

Jedes Kind hat einen oder mehrere Betreuungsverträge, die den Anmeldezeitraum und die Art der Betreuung festlegen. Vertragseigenschaften beschreiben die Betreuungsvereinbarung:

Diese Eigenschaften bestimmen direkt, wie viel Landesförderung die Kita für jedes Kind erhält (siehe Landesförderung unten).

Import und Export

• Import von Kinderdaten aus YAML-Dateien für die Massenanmeldung.
• Export von Kinderlisten nach Excel oder YAML.

Anwesenheitserfassung

KitaManager bietet eine tägliche Anwesenheitserfassung für jedes Kind in Ihrer Einrichtung.

Anwesenheitsdaten sind der Organisation zugeordnet und können nach Bereich ausgewertet werden.

Landesförderung

Eine der Kernfunktionen von KitaManager ist die automatische Berechnung der staatlichen Kita-Förderung basierend auf den Regeln des jeweiligen Bundeslandes.

So funktioniert die Förderberechnung

    flowchart TD
    A["Betreuungsvertrag"] --> B["Vertragseigenschaften<br/>(z.B. ganztag + ndh)"]
    B --> C["Abgleich mit<br/>Förderregeln"]
    D["Landesförderungs-Konfiguration<br/>(z.B. Berlin 2024)"] --> C
    C --> E["Monatlicher Förderbetrag<br/>(z.B. 1.633,64 EUR)"]
    style E fill:#22c55e,color:#fff
  

1. Jeder Betreuungsvertrag hat Eigenschaften, die die Betreuungsart beschreiben.
2. Das System sucht den passenden Fördereintrag aus den konfigurierten Landesförderungsregeln.
3. Der resultierende Monatsbetrag wird direkt in der Kinderliste angezeigt.

Förderungs-Konfiguration

Die Förderung wird pro Bundesland und Zeitraum konfiguriert. Jeder Fördereintrag ordnet eine Kombination von Eigenschaften einem monatlichen Betrag in Euro zu:

Förderzeiträume können aktualisiert werden, wenn sich die Landessätze ändern, ohne historische Daten zu beeinflussen.

ISBJ-Abrechnungsvergleich

KitaManager unterstützt den Upload von Förderabrechnungen im ISBJ-Format (.xlsx). Nach dem Upload vergleicht das System die abgerechneten Beträge mit den eigenen berechneten Förderbeträgen, um Abweichungen zu erkennen — so können Sie Unterzahlungen oder Fehler frühzeitig aufdecken.

Finanzprognose

Das Prognose-Tool ermöglicht „Was-wäre-wenn"-Szenarien zur vorausschauenden Planung:

• Zielsaldo — setzen Sie ein finanzielles Ziel und sehen Sie, wie viele Kinder Sie benötigen, um es zu erreichen
• Basislinie — die Prognose wird mit Ihrem aktuellen kumulierten Saldo vorausgefüllt, damit Sie immer Ihren Ausgangspunkt kennen
• Optimierer — berechnet automatisch die Mindestanzahl an Kindern, die zur Erreichung Ihres Ziels benötigt wird

Budgetverwaltung

Das Budgetmodul ermöglicht die Planung und Nachverfolgung von Einnahmen und Ausgaben Ihrer Kita.

Statistiken und Berichte

KitaManager bietet sieben Arten von Statistiken zur Unterstützung operativer Entscheidungen. Alle Statistikseiten bieten druckfreundliche Ansichten und können nach Datumsbereich und Bereich gefiltert werden.

Vergütungspläne

Vergütungspläne definieren die in Ihrer Einrichtung verwendeten Entgeltgruppen und Stufen — in der Regel basierend auf dem TVöD-SuE-Tarifvertrag für den deutschen öffentlichen Kita-Bereich.

Wenn Sie einem Arbeitsvertrag eine Entgeltgruppe und Stufe zuweisen, verwendet das System den aktiven Vergütungsplan zur Kostenberechnung und Verfolgung des Stufenaufstiegs.

Benutzerrollen und Zugriffskontrolle

KitaManager verwendet ein rollenbasiertes Zugriffskontrollsystem (RBAC), das sicherstellt, dass Benutzer nur auf die für ihre Rolle und Organisation relevanten Daten zugreifen können.

Rollenübersicht

Berechtigungsmatrix

Audit-Protokollierung

Alle Datenänderungen werden in einem Audit-Log erfasst. Jede Erstellungs-, Aktualisierungs- und Löschaktion wird mit dem handelnden Benutzer, Zeitstempel und der betroffenen Ressource protokolliert — für Nachvollziehbarkeit und Compliance.

Dashboard

Nach der Anmeldung sehen Benutzer ein Dashboard, das einen schnellen Überblick über ihre Kita bietet.

Die Seitenleiste bietet direkten Zugriff auf alle Verwaltungsbereiche: Organisationen, Mitarbeiter, Kinder, Anwesenheit, Landesförderung, Statistiken, Budgets, Vergütungspläne, Bereiche und Benutzerverwaltung.

Import und Export

KitaManager unterstützt Massendatenoperationen durch YAML-Import und Excel-/YAML-Export.

Importe validieren die Daten vor dem Speichern, und Exporte erzeugen Dateien, die für die Offline-Analyse oder Archivierung bereitstehen.

Mobilfreundliches Design

KitaManager wurde mit einem responsiven Layout entwickelt, das auf allen Geräten funktioniert. Die Benutzeroberfläche passt sich an Smartphones, Tablets und Desktops an — mit berührungsfreundlichen Steuerelementen und angemessen dimensionierten Klickflächen.

Erzieher und Mitarbeiter können KitaManager auf Tablets während ihres Arbeitstags nutzen — zum Beispiel, um die Anwesenheit direkt aus dem Gruppenraum zu erfassen.

Mehrsprachigkeit

Die Benutzeroberfläche ist in Englisch und Deutsch verfügbar und kann jederzeit über die Navigationsleiste umgeschaltet werden. Alle Beschriftungen, Meldungen und Validierungsfehler sind übersetzt.

KitaManager unterstützt außerdem einen Dark Mode, der in der Benutzeroberfläche umgeschaltet werden kann — für komfortables Arbeiten bei allen Lichtverhältnissen.