Administrationsleitfaden

Dieser Leitfaden behandelt administrative Aufgaben in KitaManager: die Verwaltung von Organisationen, Benutzern, Rollen, Landesfoerderungskonfigurationen und Verguetungsplaenen. Fuer die meisten hier beschriebenen Aktionen benoetigen Sie Admin- oder Superadmin-Zugang.

Organisationen verwalten

Organisationen repraesentieren einzelne Kindertagesstaetten (Kitas). Jede Organisation ist ein separater Datenbereich – Kinder, Personal, Vertraege und andere Datensaetze gehoeren zu genau einer Organisation.

Organisation erstellen

Nur Superadmins koennen Organisationen erstellen. Beim Erstellen einer Organisation muessen folgende Angaben gemacht werden:

• Name – der Anzeigename der Kindertagesstaette (z.B. “Kita Sonnenschein”)
• Bundesland – das Bundesland, in dem sich die Organisation befindet

Das Bundesland bestimmt, welche staatlichen Foerderungsrichtlinien gelten. Unterstuetzte Bundeslaender sind unter anderem Berlin, Brandenburg, Bayern und weitere.

Organisation bearbeiten

Admins und Superadmins koennen Organisationsdetails wie Name und Bundesland aktualisieren.

Organisation loeschen

Nur Superadmins koennen Organisationen loeschen. Das Loeschen einer Organisation entfernt alle zugehoerigen Daten (Kinder, Personal, Vertraege usw.).

Benutzerverwaltung

Die Benutzerverwaltung steht Admins und Superadmins zur Verfuegung.

Benutzer erstellen

Beim Erstellen eines Benutzers sind folgende Angaben erforderlich:

• Name – der Anzeigename des Benutzers
• E-Mail – wird fuer die Anmeldung verwendet, muss eindeutig sein
• Passwort – muss die Mindestlaengenanforderungen erfuellen
• Aktiv – ob das Konto aktiviert ist

Benutzer auflisten

Admins koennen alle Benutzer einsehen. Die Benutzerliste unterstuetzt Paginierung und zeigt Name, E-Mail und Aktivstatus jedes Benutzers an.

Benutzer bearbeiten und loeschen

Admins koennen Benutzerdetails (Name, E-Mail, Aktivstatus) aktualisieren und Benutzerkonten loeschen. Das Loeschen eines Benutzers entfernt dessen Rollenzuweisungen und Zugriffsrechte.

Passwoerter zuruecksetzen

Admins koennen das Passwort eines Benutzers ueber die Benutzerverwaltungsoberflaeche zuruecksetzen.

Superadmin-Status

Nur bestehende Superadmins koennen den Superadmin-Status anderen Benutzern erteilen oder entziehen. Dies erfolgt ueber eine eigene Umschaltfunktion in der Benutzerverwaltungsoberflaeche.

Rollenbasierte Zugriffskontrolle

KitaManager verwendet fuenf Rollen zur Zugriffskontrolle. Jede Rolle verfuegt ueber definierte Berechtigungen, die bestimmen, was ein Benutzer ausfuehren darf.

Rollenuebersicht

• Superadmin – globaler Systemadministrator mit vollem Zugriff auf alle Organisationen. Kann Organisationen erstellen und loeschen, Landesfoerderungskonfigurationen verwalten und alle Operationen durchfuehren.
• Admin – volle Kontrolle innerhalb zugewiesener Organisationen. Kann Personal, Kinder, Vertraege, Gruppen, Verguetungsplaene und Benutzer verwalten. Kann keine Organisationen erstellen oder loeschen und keine Landesfoerderungskonfigurationen verwalten.
• Manager – erledigt taegliche operative Aufgaben innerhalb zugewiesener Organisationen. Kann Personal, Kinder und Vertraege verwalten. Hat Lesezugriff auf Benutzer, Gruppen und Verguetungsplaene.
• Mitglied – Lesezugriff innerhalb zugewiesener Organisationen. Kann Personal, Kinder, Vertraege, Gruppen und Verguetungsplaene einsehen, aber nichts aendern.
• Personal – konzipiert fuer Erzieher/innen und Assistenzkraefte, die Anwesenheiten erfassen muessen. Kann Kinder, Kindervertraege und Gruppen einsehen. Hat vollen Lese-/Schreibzugriff ausschliesslich auf Anwesenheitsdaten.

Berechtigungsmatrix

Geltungsbereich: Superadmins agieren organisationsuebergreifend. Alle anderen Rollen sind auf ihre zugewiesenen Organisationen beschraenkt.

Organisationsmitgliedschaft

Benutzer werden Organisationen mit einer bestimmten Rolle zugewiesen. Dies bestimmt, worauf sie zugreifen koennen und in welchem Bereich.

Wichtige Konzepte

• Ein Benutzer kann mehreren Organisationen mit unterschiedlichen Rollen angehoeren. Beispielsweise kann ein Benutzer in einer Kita Admin und in einer anderen Manager sein.
• Rollenzuweisungen werden ueber die Benutzerverwaltungsoberflaeche verwaltet. Admins koennen Organisationsmitgliedschaften fuer Benutzer innerhalb ihrer eigenen Organisationen hinzufuegen oder entfernen.
• Superadmins koennen Mitgliedschaften in allen Organisationen verwalten.

Rolle zuweisen

Um einen Benutzer einer Organisation zuzuweisen, waehlen Sie den Benutzer in der Benutzerverwaltungsoberflaeche aus, waehlen die Zielorganisation und weisen die gewuenschte Rolle zu (Admin, Manager, Mitglied oder Personal).

Mitgliedschaft entfernen

Das Entfernen der Mitgliedschaft eines Benutzers aus einer Organisation widerruft dessen Zugriff auf die Daten dieser Organisation. Das Benutzerkonto selbst wird nicht geloescht.

Landesfoerderung konfigurieren

Die Konfiguration der Landesfoerderung ist eine Superadmin-exklusive Operation. Sie definiert die Foerderungssaetze, die staatliche Stellen fuer die Kinderbetreuung basierend auf den Landesvorschriften zahlen.

Struktur

Eine Landesfoerderungskonfiguration besteht aus:

1. Foerderungskonfiguration – ein uebergeordneter Eintrag mit einem Namen und dem zugehoerigen Bundesland
2. Zeitraeume – Datumsbereiche (von/bis) innerhalb einer Konfiguration, jeweils mit einem Wert fuer die woechentliche Vollzeitstundenzahl
3. Eigenschaften – einzelne Foerderungssatzeintraege innerhalb eines Zeitraums

Eigenschaften

Jede Eigenschaft definiert einen bestimmten Foerderungssatz mit folgenden Feldern:

Foerderungssaetze importieren

Foerderungssaetze koennen aus YAML-Dateien importiert werden. Dies ist nuetzlich fuer das massenhafte Laden offizieller staatlicher Foerderungstabellen. Das YAML-Format definiert die vollstaendige Konfiguration einschliesslich Zeitraeume und Eigenschaften.

Verguetungsplaene konfigurieren

Verguetungsplaene definieren Gehaltsstrukturen fuer das Personal, typischerweise nach Tarifvertraegen wie TVoeD-SuE.

Struktur

Ein Verguetungsplan besteht aus:

1. Verguetungsplan – ein benannter Plan (z.B. “TVoeD-SuE”), der einer Organisation zugeordnet ist
2. Zeitraeume – Datumsbereiche mit zugehoerigen Wochenstunden und Arbeitgeberbeitragssatz
3. Eintraege – einzelne Gehaltseintraege innerhalb eines Zeitraums

Zeitraeume

Jeder Zeitraum definiert:

Eintraege

Jeder Eintrag innerhalb eines Zeitraums definiert:

Import und Export

Verguetungsplaene koennen aus YAML-Dateien importiert und in YAML-Dateien exportiert werden. Dies vereinfacht die Einrichtung standardisierter Gehaltsstrukturen und deren Weitergabe an andere Organisationen.

Audit-Protokollierung

Alle Erstell-, Aktualisierungs- und Loeschvorgaenge in KitaManager werden im Audit-Protokoll erfasst. Dies unterstuetzt Compliance-Anforderungen und ermoeglicht die Nachverfolgung, wer was und wann geaendert hat.

Protokollierte Informationen

Jeder Audit-Protokolleintrag enthaelt:

Audit-Protokolle sind schreibgeschuetzt und koennen weder geaendert noch geloescht werden.

Testdaten

Entwicklungs- und Testumgebungen koennen mit Beispieldaten befuellt werden, um die Einrichtung und das Testen zu erleichtern.

Was wird befuellt

• Eine Beispielorganisation (“Kita Sonnenschein”)
• Testkinder mit Vertraegen
• Beispielpersonal
• Berliner Landesfoerderungskonfiguration

Testdaten ausfuehren

Verwenden Sie das Makefile-Target, um die Datenbank zu befuellen:

make seed

Alternativ kann der Seeding-API-Endpunkt im Entwicklungsmodus direkt aufgerufen werden.

Naechste Schritte

• Erste Schritte – Anwendung einrichten
• Architekturuebersicht – Systemdesign verstehen
• API-Referenz – REST API erkunden